پذیرایی نمایشگاهی چیست و شامل چه خدماتی می شود؟

خدمات پذیرایی نمایشگاهی چیست ؟ پذیرایی‌کردن درست و اصولی از افراد در مکان‌ها و مراسم‌های مختلف اهمیت زیادی دارد. یکی از قسمت‌هایی که در بیشتر مراسم‌ها و مهمانی‌ها موردتوجه و اهمیت قرار می‌گیرد، پذیرایی است. زیرا پذیرایی‌کردن در هر مناسبت و مهمانی تفاوت‌هایی با هم دارند و دارای راه‌ها و شیوه‌های مختلف و متنوعی هستند. در این مقاله می‌خواهیم در مورد خدمات پذیرایی نمایشگاهی صحبت کنیم که نوعی پذیرایی در مناسبت‌ها محسوب می‌شود.

خدمات پذیرایی نمایشگاه چیست؟

زمانی که نوبت به برپایی نمایشگاه‌های تبلیغاتی رسیده یا رفتن به نمایشگاه بزرگ بین‌المللی می‌رسد، افراد زیادی هستند که به این روش تبلیغاتی فکر نمی‌کنند. آن‌ها باور ندارند که در این مکان‌ها امکان خدمات پذیرایی نمایشگاهی وجود داشته باشد و  فکر می‌کنند که فقط باید در آن مکان غرفه سازی کرد. اما با واردشدن در نمایشگاه‌ها متوجه می‌شوند که این روش تبلیغات، کاربردی و بازدهی بالایی دارد؛ ولی کار سختی است.

خدمات نمایشگاهی به‌غیراز غرفه سازی به جمعی از خدمات مانند: مهمانداری، مترجم، نیروی خدماتی و… گفته می‌شود که برای ساختن یک تصویر خوب مناسب از محصولات و برند به مردم در نمایشگاه دور هم جمع می‌شوند. اگر این خدمات به‌صورت دقیق و منظم و اصولی انجام شود، موجب درخشش غرفه ایجاد شده در نمایشگاه می‌شود و انعکاس تمام و درستی از محصولات و شخصیت تجاری نام و برند خاص ایجاد می‌شود.

اهمیت خدمات نمایشگاهی چیست؟

آشناشدن با انواع مختلف ویژگی‌های نمایشگاه‌ها می‌تواند اولین قدم شرکت در نمایشگاه و تبلیغ و معرفی کالا باشد. اما مسئله مهم در این نمایشگاه‌ها استفاده از خدمات پذیرایی نمایشگاهی است که بستگی به نوع نمایشگاه دارد. با وجود انواع مختلف نمایشگاه‌ها، خدماتی هم که ارائه می‌شود، تفاوت‌هایی با هم دارند؛

مثلا در یک نمایشگاه اختصاصی برندهایی از کشورهای دیگر وجود دارد که با روش معرفی نمایشگاهی عرضه مستقیم تفاوت دارد. زیرا در عرضه مستقیم سعی می‌کنند، کالا را با شکلی جذاب به مشتریان معرفی کنند که مشتریان از آن‌ها خریداری کنند. اما در نمایشگاه اختصاصی هدف نشان‌دادن توانایی و قدرت برند محصول و ارزش آن بین رقبای دیگر است. با این توضیحات می‌توان اهمیت خدمات پذیرایی نمایشگاهی را هم درک کرد.

مطلب پیشنهادی: خدمات نمایشگاهی چیست ؟

بهترین روش‌های تبلیغاتی در نمایشگاه

بعد از برگزاری نمایشگاه‌های مختلف، خدمات نمایشگاهی هم توسط یک گروه تبلیغاتی صورت می‌گیرد تا یک برند و کسب‌وکاری را به مشتریان و مخاطبین معرفی کرده و آن‌ها را جذب کنند. بعضی از خدمات در بیشتر نمایشگاه‌ها ثابت است و برخی با نوع موضوع نمایشگاه‌ها تفاوت دارد. روش تبلیغاتی به‌صورت کلی و ثابت شامل موارد زیر می‌شوند:

• سادگی و جذابیت غرفه

اولین چیزی که در تبلیغات در یک نمایشگاه به آن توجه می‌شود، در خدمات نمایشگاهی هم موثر است و موجب بهتر دیده‌شدن کالا و محصول می‌شود، سادگی و جذابیت است که دو مفهوم مقابل هم هستند. می‌توان با کمی خلاقیت و روش‌های هوشمند این دو را در کنار هم قرارداد. مثلا در چیدمان ساده و با نظم غرفه از رنگ‌های زیبا و جذاب روی لوگو یا میز کار استفاده کرد.از جمله محصولاتی که دارای این خصوصیات است ، سالنامه تبلیغاتی می باشد.

• استفاده از تکنولوژی جدید در غرفه سازی

روش دیگر تبلیغاتی این است که طبق تکنولوژی‌های جدید غرفه‌ها را طراحی کرده و ساخت تا افراد بیشتری به دلیل جذابیت در تماشای آن تامل کنند. استفاده‌کردن از مانیتورهای بزرگ یا استفاده از ربات‌های تبلیغاتی برای جذب افراد در خدمات پذیرایی نمایشگاهی میتواند بسیار موثر باشد.

• استفاده از بنر

استفاده‌کردن از این روش تبلیغاتی بسیار موثر است. افراد را در زمینه شرکت در این نمایشگاه‌ها راهنمایی می‌کند و بر روی تبلیغ با پوستر و بنر هم تاکید زیادی شده است. استفاده از بنر و پوستر هم‌بستگی به فضای برگزاری نمایشگاه‌ها دارد.

• نورپردازی

یک اصل مهم در تبلیغات نمایشگاهی محسوب می‌شود که موجب دیده‌شدن کالاها، غرفه و حتی نام برند به‌صورت موثر می‌شود. نورپردازی خوب و مناسب موجب ایجاد یک دکوراسیون شیک و حرفه‌ای در غرفه شده و موجب تمرکز و توجه افراد بازدیدکننده می‌شود.

• هماهنگی پرسنل

در برگزاری نمایشگاه‌ها و تبلیغ، هماهنگ بودن پرسنل بسیار سفارش شده و بیشتر گروه‌های تبلیغاتی بزرگ برای هماهنگی بهتر سعی می‌کنند از پوشش‌های یکدست و مشابه استفاده کنند. انتخاب‌ لباس‌های تبلیغاتی با نام برند بیشتر جلوه دارد. پرسنل باید در رفتار با مشتریان هم هماهنگ بوده و پاسخگوی سوالات مشتریان باشند.

• پذیرایی از بازدیدکنندگان

پذیرایی‌ از افراد بازدیدکننده در نمایشگاه می‌تواند از نوع بهترین روش تبلیغاتی نمایشگاهی محسوب شود که اگر به‌صورت اصولی و خلاقانه انجام شود، نام برند موردنظر را در ذهن تمام افراد ماندگار می‌کند. امروزه تولید شکلات‌های تبلیغاتی یک روش رایج در تبلیغات است. استفاده آن در خدمات پذیرایی نمایشگاهی می‌تواند برند را به افراد بیشتری معرفی کند. حتی می‌توان از هدیه‌های تبلیغاتی در زمان پذیرایی از مشتریان هم استفاده کرد که در بهترشدن وضعیت کسب‌وکار موثر خواهد بود. مثلا آماده‌کردن تعدادی ماگ، سررسید، جاسوئیچی، کلاه و… می‌تواند یک روش مناسب و رایج در تبلیغ به شمار برود.

پذیرایی صحیح در نمایشگاه و کسب اعتبار

برای اینکه یک نمایشگاه با موفقیت برگزار شود، باید جزئیات و عوامل زیادی را موردتوجه قرارداد. درنظرگرفتن زمان، محل یا مکانی که نمایشگاه در آن برگزار می‌شود و هماهنگی و مدیریت همه امور عواملی هستند که در بهتر انجام‌شدن خدمات پذیرایی نمایشگاهی موثر خواهند بود. برای اینکه این خدمات تبلیغاتی به‌درستی و اصولی انجام شود عواملی را باید در نظر گرفت که عبارت‌اند از:

• هزینه‌های مناسب تنظیم کنید

برای اینکه در کار خدمات پذیرایی نمایشگاهی مشکل پیش نیاید، باید بودجه را طبق تدارکات و اقلام پذیرایی تنظیم کرد. برای این منظور باید از قیمت نوشیدنی‌ها و مواد غذایی اطلاع کافی داشته باشید. البته قیمت‌ها بستگی به کشوری دارد که نمایشگاه در آن برگزار می‌شود و باید موردتوجه قرار بگیرد.

• در مورد فرد مسئول پذیرایی اطلاعات دقیق ارائه شود

افرادی که در نمایشگاه‌ها مسئول خدمات پذیرایی نمایشگاهی هستند از تمام امور و کارها باید باخبر باشند تا در زمان برگزارشدن نمایشگاه مانند یک بازرس همه کارها را تحت‌نظر قرار دهند. زیرا این افراد به امور مربوط به تدارکات امور اجرایی به‌خوبی تسلط دارند.

• همه جزئیات را دقیق در نظر بگیرید.

باید تمام کارها و جزئیات مربوط به برگزاری نمایشگاه از جمله مکان مناسب تا روش برگزاری مراسم را موردتوجه قرارداد. زیرا امور پذیرایی باید بر اساس حال و هوا و فضای نمایشگاه هماهنگ شود. بر اساس نوع نمایشگاه که بین‌المللی باید از همه جهات سعی شود، فرهنگ بومی را تبلیغ کرده و برای تبلیغ فرهنگ در همه قسمت‌های نمایشگاه به طور مثال در نحوه سرو یا شام باید دیده شود. از وسایل شیک استفاده کرده و از بنر و صندلی و تصاویر باید همگی بادقت انتخاب شوند.

• از افراد باتجربه در پذیرایی نمایشگاهی استفاده کنید

در خدمات پذیرایی نمایشگاهی حتما از افراد باتجربه و باسابقه در این کار استفاده کنید تا امور پذیرایی به طور صحیح و موفق انجام شود. اگر در پذیرایی نمایشگاهی از یک منوی کامل و جذاب استفاده کنید، بسیار عالی می‌شود؛ زیرا ذائقه‌های متفاوتی وجود دارد که موجب رضایت همگی می‌شوید.

• امور پیش‌بینی‌نشده را به‌درستی مدیریت کنید.

در هر لحظه در زمان برگزاری نمایشگاه یا قبل از آن ممکن است ،رویدادهایی اتفاق بیفتد که قابل‌پیش‌بینی نبوده و در این زمان باید بر خود مسلط بوده و به دنبال راه چاره باشید. از عجله‌کردن و سردرگمی بپرهیزید؛ زیرا ممکن است شرایط را خراب‌تر کنید.

مطلب پیشنهادی: شرکت های برتر خدمات نمایشگاهی

سخنان پایانی

امروزه با وجود راه و روش‌های بسیار جدید و نو در امر بازاریابی، افراد فکر می‌کنند که شرکت در نمایشگاه‌ها تاثیری روی کسب‌وکارها ندارد. اما این روش‌ها از مهم‌ترین راه‌های توسعه کسب‌وکار و بازاریابی حضوری محسوب می‌شود. داشتن یک غرفه در نمایشگاهی که به‌درستی انتخاب شده و توانایی ایجاد خدمات پذیرایی نمایشگاهی در میزان جذب مشتری و بالابردن میزان کسب درآمد مفید است.